L’email (le courriel) est aujourd’hui un moyen de communication très populaire, voire même incontournable, aussi bien dans le contexte professionnel que dans la vie personnelle. S’il connaît un tel succès, c’est parce que c’est le plus rapide des canaux de communication écrite et permet de toucher facilement un nombre important de lecteurs. Le mail étant très répandu et facile d’utilisation, le risque est d’oublier certains petits détails, qui peuvent nuire à la qualité de l’échange, voire brouiller la clarté du message. De plus, sa facilité d’accès et d’écriture ne permet pas de déroger aux règles de civilité et de bonne conduite, afin de permettre à l’ensemble des internautes de partager un comportement courtois.
Il est donc important de suivre quelques principes simples pour capter l’attention, se faire comprendre et respecter les règles d’usage. Voici quelques conseils pour éviter les faux pas.
Utiliser une adresse mail professionnelle
Exit les adresses mail du type « beaugossedeparis@… » ou « princessedesiles@… » ! Faites preuve de sérieux en toute situation. Ce type d’adresses est loin d’être adapté à un échange professionnel. Votre adresse email électronique doit comprendre votre nom et votre prénom afin que le destinataire sache exactement qui lui envoie le courrier électronique. Si vous travaillez au sein d’une entreprise et adressez le courriel dans le cadre de votre travail, vous vous devez d’utiliser l’adresse qui a été créée pour vous.
Bien préciser l’objet
Renseignez le champ d’objet avec une description claire et concise. Un mail sans objet, ou titré de manière floue et imprécise a toutes les chances d’être lu plus tard, voire tout simplement d’atterrir directement à la corbeille. L’objet du mail doit donc être explicite. « Urgent » ou « Rendez-vous » ne suffit pas. Mieux vaut indiquer clairement de quoi il s’agit, comme par exemple « demande de rendez-vous pour une enquête métier » ou « annulation de la réunion du 05/01/2015 ».
Être courtois
Cela va de soi direz-vous, et pourtant… Bien que moins solennel que la lettre adressée par courrier, l’email ne doit en aucun cas être exempt des formules de politesse. Un petit « « bonjour » pour commencer et un « cordialement » pour terminer ne coûtent pas cher et sont tout bonnement indispensables. Les deux formules, de début et de fin, vont de pairs : débuter son courrier électronique par une formule de salutations et l’achever sans une formule de courtoisie équivaut à quitter un rendez-vous professionnel sans serrer la main de son interlocuteur. Même si on ne se parle pas de visu, la politesse s’impose donc toujours.
La question de la formule de fin d’email se pose souvent. Là encore, réservez le « Bien à vous » à un destinataire proche. Si « Cordialement » ou « Bien cordialement » restent les formules consacrées, mieux vaut, lorsque vous adressez un courriel à un destinataire auquel vous souhaitez témoigner du respect, comme un recruteur, utiliser : « Respectueusement », ou encore « Salutations respectueuses ».
Si vous connaissez peu votre interlocuteur, mais qu’il ne s’agit pas de votre premier échange, vous pouvez vous fendre d’un : « Sincères salutations » ou encore d’un « Cordiales salutations ».
Attention également aux formulations un peu sèches, voire directives, cela peut brusquer votre destinataire.
Structurer ses propos
Très important : on évite le roman ! Pour être lu et bien compris, il est préférable d’utiliser des phrases courtes et précises. Clarifier ses idées et les structurer de manière logique fait gagner du temps à tout le monde. 10 à 15 lignes c’est déjà beaucoup, 20 est un maximum. La lecture des mails est chronophage, pas la peine d’en rajouter. Allez à l’essentiel, si le destinataire a besoin de détails, il reviendra vers vous. Si le message nécessite vraiment d’être un peu long, le diviser en plusieurs paragraphes en facilitera la lecture.
Un texte précis et bien structuré permet d‘éviter les malentendus ou une mauvaise interprétation. Indiquez également dans le corps du texte la présence d’un document attaché ; bien entendu, soignez la présentation, la grammaire et l’orthographe.
Aussi, sachez que les mots en majuscules signifient que vous êtes en colère et que vous criez, évitez donc d’envoyer des mots ou une phrase en majuscule.
Enfin, utilisez un langage convenable et évitez l’humour déplacé. Par mail, vos blagues peut facilement être mal interprétées.
Bien sélectionner les destinataires
N’envoyez le courrier électronique qu’aux personnes concernées. En effet, nombreux sont les destinataires qui perdent un temps précieux à trier entre les messages qui les concernent vraiment et ceux qui ont peu ou aucun intérêt pour eux. Par ailleurs, cette pratique accapare inutilement des ressources du réseau.
Il y a donc deux types de destinataires :
-ceux qui sont le ou les destinataires principaux du mail et dont on peut attendre une réponse : ils sont donc à renseigner dans champ « à : ».
et
-ceux qui doivent simplement être informés, ils seront donc en copie conforme, et seront mis dans le champ « Cc : ».
Le champ « Ccc : » (en français « Copie cachée ») désigne des destinataires invisibles de la part de l’ensemble des autres destinataires. L’utilisation de cette fonctionnalité est déconseillée. On lui préférera l’acheminement par transfert du message envoyé.
Prendre le temps de bien se relire
Prenez du recul et relisez-vous, car une fois le mail envoyé, vous ne pourrez plus revenir en arrière, c’est irréversible. Pensez donc à corriger les fautes d’orthographe (le correcteur n’étant pas toujours parfait) ou les fautes de frappe, qui se font notamment facilement avec les smartphones. Le style et la qualité des messages reflètent l’image de l’expéditeur.
Limiter la taille des pièces jointes
Pièces jointes : documents, photos, vidéos, tout cela pèse lourd et peut indisposer, d’autant plus si le récepteur consulte ses messages sur un smartphone, donc avec des temps de chargement plus longs.
Par ailleurs, assurez-vous que le fichier est enregistré dans un format lisible par la plupart des logiciels courants.
Enfin, avant l’envoi d’un message sensé contenir une pièce jointe, veillez à ce que la pièce jointe soit bien présente !
Pour vous aider davantage dans la rédaction de vos mails professionnels :
Lire : « Savoir rédiger vos e-mails professionnels » (cliquez ici)
ou
Lire : « Rédiger des mails efficaces » (cliquez ici)
Les consultants IF Coaching, dans le cadre de leurs ateliers d’aide à la recherche d’emplois, proposent des accompagnements à la rédaction des mails, lettres, candidatures, CV, etc.
IF Coaching est présent à Saint Médard en Jalles, Le Haillan, Mérignac, Bordeaux-Centre, Bruges, Pessac, Talence, Langon, Libourne, Anglet, Périgueux, Brive, Floirac et Paris-La Défense.
Un numéro unique : 05 56 95 64 11
Retrouvez toutes les coordonnées des centres IF Coaching dans la rubrique « contact » de notre site internet : www.if-coaching.com
Merci à Sahar BADOURALY pour sa contribution au blog IF Coaching
